Contracten met startdata vanaf 1 januari 2017 bepalen dat leveranciers aan de Nederlandse centrale overheid elektronische facturen of "e-facturen" moeten indienen. Deze verplichting is met vertegenwoordigers van het bedrijfsleven overeengekomen in overeenstemming met de EU-richtlijn voor e-facturering.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een reeks gegevensvelden waarin elk veld een specifiek doel en betekenis heeft. E-facturen gegenereerd door een geautomatiseerd systeem kunnen worden ontvangen en verwerkt door systemen van een andere partij. Handmatige verwerking is niet langer nodig.

Waarom gaat de centrale overheid over op e-facturering?

Elk jaar ontvangt de Nederlandse overheid 1,6 miljoen facturen van haar leveranciers. Handmatige verwerking van facturen die per post of e-mail zijn ontvangen, is arbeidsintensief en kostbaar. De gegevens kunnen onvolledig zijn en er kunnen fouten optreden.

Voordelen van e-facturering

De voordelen van e-facturen zijn onder meer:

• Facturen worden automatisch gegenereerd
• Facturen worden automatisch en sneller verwerkt
• Geautomatiseerde verwerking is minder gevoelig voor problemen veroorzaakt door fouten of onvolledige gegevens
• Het is goedkoper en milieuvriendelijker: er worden geen kosten gemaakt voor papier, afdrukken of verzendkosten.

Wie moet vanaf 1 januari 2017 e-facturen indienen?

Alle leveranciers die contracten hebben met de Nederlandse centrale overheid (dat wil zeggen ministeries, hun kernafdelingen en agentschappen) met startdata vanaf 1 januari 2017 zijn verplicht om e-facturen in te dienen. Leveranciers met contracten met een eerdere startdatum mogen de factureringsmethode blijven gebruiken die ze al waren overeengekomen. Leveranciers kunnen echter overschakelen naar e-facturering als de autoriteit die hen heeft gecontracteerd hiermee instemt. Leveranciers die inkooporders ontvangen via een elektronisch inkoopsysteem, blijven hun facturen indienen op dezelfde manier als zij dat hebben gedaan.

Andere e-factureringsinstanties dan de centrale overheid

In overeenstemming met EU-richtlijn nr. 2014/55 / EU, moeten alle Europese aanbestedende diensten eind 2018 e-facturen kunnen verwerken. Dit betekent dat e-facturering ook wordt geïmplementeerd door andere autoriteiten dan de centrale overheid (bijvoorbeeld de lokale overheid en alle andere aanbestedende diensten). De algemene inkoopvoorwaarden van deze autoriteiten zullen de wettelijke basis vormen voor het gebruik van e-facturering. Van veel aanbestedende diensten wordt verwacht dat zij e-facturering op een eerdere datum, vóór eind 2018, verplicht stellen.

Hoe e-facturen in te dienen bij de Nederlandse centrale overheid

Er zijn verschillende manieren om e-facturen in te dienen bij de Nederlandse centrale overheid. Raadpleeg deze brochure: elektronische facturering en de Nederlandse centrale overheid.

Helpdesk voor e-facturering

Vanaf 1 januari 2017 kunnen leveranciers contact opnemen met de helpdesk voor e-facturering van de centrale overheid:

• om informatie te vragen over de verschillende methoden van e-facturering;
• ICT-incidenten in de kanalen voor e-facturering melden;
• om andere vragen te stellen met betrekking tot de verwerking van e-facturen.